Hazır Ofis mi, Kendi Büronuz mu, Sanal Ofis mi? Üç Avukat, Üç Durum

Avukatlar arasında büro sorusu genelde tek cümleyle sorulur: "Sen nerede oturuyorsun?" Cevap da çoğu zaman bir kira rakamıyla verilir. Oysa ne kadar ödediğinizden önce gelen bir soru var: büroyu nasıl kullanıyorsunuz? Haftada kaç gün oradasınız, kaç müvekkil geliyor, dosyalar nerede duruyor, siz yokken kapıyı kim açıyor?

Aşağıda üç varsayımsal avukat var. Hiçbiri gerçek bir kişi değil; sık görülen çalışma biçimlerini temsil ediyorlar. Kendinizi birinde bulabilir ya da ikisinin arasında bir yerde görebilirsiniz.

Yoğun duruşmalı, tek başına çalışan avukat

Diyelim ki haftanın üç dört günü adliyedesiniz. Sabah duruşma, öğleden sonra kalem, akşamüstü büroya dönüp dilekçe. Müvekkiller çoğunlukla öğle arasında ya da akşamüstü geliyor. Sekreteriniz yok.

Bu profilde asıl sorun büronun boş kaldığı saatlerdir. Siz duruşmadayken kapıyı kimse açmaz, kargo teslim edilemeden geri gider, randevusuz uğrayan müvekkil kapalı kapıyla karşılaşır. Kendi büronuzu tutuyorsanız kira, aidat, elektrik, internet ve temizlik her ay işler; oysa büronun gerçekten kullanıldığı zaman günün birkaç saatine sıkışmıştır.

Hazır ofis burada mantıklı olabilir, çünkü sizin yokluğunuzda da işleyen kısım, yani resepsiyon ve gelen evrakın teslim alınması, altyapının içindedir. 1-2 kişilik kilitlenebilir bir ofis, dosyalarınızın durduğu ve akşamüstü müvekkil kabul ettiğiniz yer olur. Dikkat etmeniz gereken şey arşiv. Yıllardır biriken fiziki dosyalarınız varsa, bunların küçük bir odaya sığıp sığmayacağını önceden düşünün.

İki ortaklı küçük büro

İkinci durumda iki avukat birlikte çalışıyor. Belki ileride bir stajyer ya da sekreter de gelecek. Müvekkil trafiği daha düzenli ve aynı anda iki görüşme olabiliyor.

Kendi büronuzu kurmanın cazibesi burada daha güçlüdür. Kapıda iki ismin yazdığı bir tabela, kendi düzeniniz, istediğiniz gibi döşenmiş odalar. Ortaklık bir kimlik kurmak demekse, bu kimliğin bir mekânı olmasını istemek anlaşılır.

Öte yandan ortaklığın ilk yılları belirsizdir. Ortaklık yürüyecek mi, kadro büyüyecek mi, iş hangi alana kayacak? Uzun süreli bir kira sözleşmesi, baştan yapılan mobilya ve tadilat masrafı, bu soruların cevabı netleşmeden sizi bir yere bağlar.

3-5 kişilik bir hazır ofis bu geçiş dönemi için ara bir çözüm olabilir. İki masa, ileride gelecek kişi için bir yer daha; aynı saatte iki görüşme olduğunda biri ofiste, diğeri toplantı odasında. Ortaklık oturduğunda kendi büronuza geçip geçmeyeceğinize daha sağlam bir zeminde karar verirsiniz. Kimi ortaklıklar o noktada da hazır ofiste kalmayı seçebilir; idari yükün üzerlerinden alınması işlerine gelir.

Çoğunlukla danışmanlık yapan, büroya az gelen avukat

Üçüncü profil farklı. Diyelim ki işinizin büyük kısmı şirketlere sözleşme ve sürekli danışmanlık. Görüşmeler ya müvekkilin kendi ofisinde ya çevrimiçi oluyor. Dava dosyanız az, adliyeye seyrek gidiyorsunuz. Haftada belki bir iki kez yüz yüze, kapalı bir odada oturmanız gerekiyor.

Bu durumda her ay tam bir büroya ödeme yapmak, kullanılmayan bir odaya para vermek gibi gelebilir. Akla ilk gelen sanal ofis olur: bir adres, posta ve kargonun teslim alınması, tebligat takibi, gerektiğinde toplantı odası.

Burada iki konuya dikkat etmek gerekir. İlki Avukatlık Kanunu'nun 43. maddesi: avukat, levhaya yazıldıktan sonra üç ay içinde baro bölgesinde büro kurmak zorundadır. Barolar sanal ofisi bu yükümlülük açısından farklı yorumlayabiliyor. Yalnızca adres kiralamaya dayanan bir model riskli görülebiliyor; gerçekten oturup çalışabileceğiniz, fiziki kullanım imkânı olan modeller daha kabul edilebilir bulunuyor. Bu konuda kesin bir hüküm vermek doğru olmaz, karar vermeden önce baronuzdan teyit alın.

İkincisi tebligat. 1 Ocak 2019'dan bu yana avukatlara elektronik tebligat (UETS) zorunlu, dolayısıyla tebligatların önemli bir kısmı zaten elektronik ortama geçmiş durumda. Yine de fiziki posta ve kargo bitmiyor: müvekkilin gönderdiği evrak, kurumlardan gelen yazılar, imzalı sözleşme asılları. Bunların siz yokken teslim alınıp size haber verilmesi, sanal ofisten beklenen asıl iş.

Bu profil için bir ara yol da coworking ile toplantı odasını birlikte kullanmak. Masa başı işi ortak alanda, gizlilik isteyen görüşmeleri kapalı odada yaparsınız. Ortak alanda müvekkil dosyasıyla ilgili telefon açmamak gibi birkaç kendi kuralınızı koymanız yeterli.

Karar verirken kendinize sorabilecekleriniz

Üç profilin hiçbiri reçete değil. Gerçek hayatta çoğu avukat bunların karışımıdır; yılın bir döneminde duruşmalar ağır basar, bir döneminde danışmanlık. Şu sorular, hangi modele yakın durduğunuzu görmenize yardımcı olabilir:

• Haftada kaç saati fiilen büroda geçiriyorum?
• Müvekkillerin kaçı büroya geliyor, kaçıyla başka yerde görüşüyorum?
• Fiziki dosyalarım ne kadar yer kaplıyor?
• Ben yokken gelen evrakı ve ziyaretçiyi kim karşılıyor?
• Önümüzdeki bir iki yılda kadro büyüyecek mi?

Hangisini seçerseniz seçin, ihtiyacınız değiştiğinde geçiş yapabileceğiniz bir düzen kurmak, en baştan kusursuz modeli bulmaya çalışmaktan daha gerçekçi.

Ofisada Plaza'da 1-2, 3-5 ve 6-10 kişilik hazır ofis seçenekleri, posta ve tebligat takibini içeren sanal ofis ve saatlik ya da günlük toplantı odası kullanımı bir arada bulunuyor; kendi durumunuzu konuşmak isterseniz iletişim sayfasından ulaşabilirsiniz.